Datenschutzbeauftragte im Unternehmen – ja oder nein?

Unternehmen werden seit Inkrafttreten der neuen Datenschutzverordnung besonders in die Pflicht genommen. Nicht nur große Firmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, haben die Regeln der europaweiten DSGVO umzusetzen. Auch kleine und mittlere Betriebe, Organisationen und Vereine müssen die neuen Vorschriften beachten. Vor allem auf Kundenseite wird man ab sofort strenger darauf schauen, was mit den Daten geschieht. Unternehmen tun deshalb gut daran, sich an die datenschutzrechtlichen Regeln zu halten. Nicht nur um hohe Strafen zu vermeiden, sondern auch um sich das Vertrauen ihrer Kunden weiterhin zu bewahren.

Unternehmen, in denen mindestens zehn Personen mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, müssen einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Bei einer nicht-automatisierten Datenverarbeitung ist die Bestellpflicht erst ab einer Anzahl von zwanzig Beschäftigten Pflicht. Datenschutzbeauftragte haben die Aufgabe, die Arbeitsabläufe zu kontrollieren und zu überwachen, um den Datenschutz im Unternehmen zu gewährleisten. Er oder sie ist Ansprechpartner für die beteiligten Mitarbeiter und auch verantwortlich für deren Weiterbildung und Schulung im Bereich Datenschutz.

Die Funktion des Datenschutzbeauftragten kann zum einen von einem internen Mitarbeiter übernommen werden. Dieser muss selbstverständlich fachkundig sein, darf aber, um einen Interessenkonflikt zu vermeiden, nicht zur Unternehmensleitung gehören, EDV-Abteilungsleiter oder Personalleiter sein. Interne Datenschutzbeauftragte müssen vom Arbeitgeber ein Zeitbudget zur Verfügung gestellt bekommen, um ihre Funktion auszuüben und auch die Möglichkeit haben, an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen, deren Kosten der Arbeitgeber zu tragen hat. Außerdem genießen sie einen speziellen Kündigungsschutz.

Alternativ kann aber auch ein externer Dienstleister mit der Aufgabe betraut werden. Ein Vorteil: Das Bestellen eines erfahrenen externen Datenschutzbeauftragten schafft Vertrauen bei Kunden und Kooperationspartnern, das Unternehmen präsentiert sich seriös und professionell.

Letztlich liegt es jedoch im Ermessen eines jeden Unternehmens, für welchen Weg man sich entscheidet. Fakt ist aber: Wird der Datenschutzbeauftragte nicht oder nicht rechtzeitig bestellt, so handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer empfindlichen Geldbuße bestraft werden kann.