FAQs

 Ihre Fragen, unsere Antworten.

Erfahrung

Hinter ownChat steht die beyondSoft GmbH. Als Anbieter des BeWoPlaner sind wir mit dem Umgang sensibler Klientendaten und personenbezogener Daten seit gut zehn Jahren vertraut. Dieses langjährige Wissen haben wir auch auf ownChat übertragen.

Allgemeines

Ist ownChat kostenlos ?
Nein, ownChat ist nicht kostenlos.

Der Betrieb jeder App kostet Geld. Bei vermeintlich kostenlosen Apps und Software sollte immer gefragt werden: Wie finanziert sich der Anbieter, wenn er eine Software kostenlos anbietet? Welche Beweggründe hat er?

Da ownChat größten Wert auf die Einhaltung deutscher Datenschutzanforderungen legt, verbietet es sich, mit Ihren Daten Geld zu verdienen. Wir betreiben keine Profilerstellung, verkaufen Ihre Daten nicht, führen keinen Abgleich Ihrer Daten mit Dritten durch und schalten auch keine Werbung auf Basis Ihrer Daten, um uns damit zu finanzieren.

Weiterhin betreiben wir – im Gegensatz zu allen anderen gängigen Messaging-Lösungen – eigene Server, auf denen Ihre Nachrichten zentral abgelegt sind. Damit Ihre Daten auch bei einem Geräteverlust nicht verloren gehen. Auch das kostet Geld.

Und selbstverständlich müssen auch unsere Mitarbeiter bezahlt werden, die ownChat für Sie stetig weiterentwickeln.

Aus diesen Gründen ist ownChat kostenpflichtig.
Was unterscheidet ownChat von gängigen Messaging-Lösungen ?
Es gibt einige Unterschiede.

ownChat legt besonderen Wert auf die Einhaltung des deutschen Datenschutzes. So ist zum Beispiel der Abschluss eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung Pflicht, wenn Sie ownChat nutzen möchten.

Bei ownChat werden Ihre Nachrichten nicht nur auf den Endgeräten gespeichert, sondern auch zentral auf einem Server. Dies hat den großen Vorteil, dass Sie jederzeit auf Ihre Nachrichten zugreifen können, auch wenn ein Endgerät verloren geht, defekt ist oder gestohlen wurde. Dazu hat bei ownChat jeder Kunde eine eigene, abgeschlosse Datenbank und einen getrennten Speicherplatzbereich, in dem seine Nachrichten gespeichert werden. Daten unterschiedlicher Kunden werden also nicht gemischt gespeichert.

ownChat verlangt zudem eine Anmeldung mit Benutzernamen und Passwort für den Zugriff auf die Chat-Funktion. Als zusätzliches Sicherheitsmerkmal erschwert ein sogenannter Chat-Code den Zugriff auf Ihre Daten.

ownChat bietet weiterhin die Möglichkeit eines Remote-Delete. Also des Löschens der Daten auf Ihrem Endgerät für den Fall, dass es zum Beispiel verloren gegangen ist oder gestohlen wurde.
Arbeitet ownChat verschlüsselt ?
Ja.

Alle Daten werden bei ownChat verschlüsselt übertragen. Man kann ownChat mit einem gut konfigurierten E-Mail-Server vergleichen, der ein- und ausgehende Daten verschlüsselt überträgt. Da im Gegensatz zu einem E-Mail-Server bei ownChat keine weiteren Server in der Übermittlungskette stehen, ist die Übertragung zwischen Ihrem Endgerät und Ihrer Datenbank vollständig abgesichert.

Ein Test der Qualys SSL Labs zeigt, dass unsere Server-Konfiguration die Bestnote A+ erhält.
Verwendet ownChat eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung ?
Nein.

Ihre Chat-Nachrichten werden verschlüsselt zwischen Ihrem Endgerät und Ihrer eigenen Datenbank übertragen. Um diese Übertragung abzusichern nutzen wir TLS, den aktuellen Stand der Technik. Diese Art der Datenübertragung stellt somit kein Sicherheitsrisiko für Ihre Nachrichten dar. Und der Datenschutz ist dadurch nicht beeinträchtigt.

Gründe für eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wären zum Beispiel, wenn vom Inhalt der ausgetauschten Nachrichten die persönliche Unversehrtheit abhängt (z.B. bei Whistleblowern) oder die Daten über Server übertragen werden, deren ausreichender Datenschutz nicht gewährleistet ist. Das genannte Kommunikationsprofil ist nicht unser Fokus und Letzteres ist bei ownChat nicht der Fall.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hat auch Nachteile. Da Nachrichten für jeden Empfänger einzeln verschlüsselt und versandt werden müssen, steigt z.B. die Datenmenge insbesondere auf mobilen Endgeräten erheblich an. Wenn Sie beispielsweise ein 1 MB großes Bild an 50 Gruppenmitglieder senden, entstehen 50 Nachrichten zu je etwas mehr als 1 MB. Also eine Verfünfzigfachung der Datenmenge. Die für den Versand benötigte Zeit erhöht sich somit auch entsprechend. Insbesondere in Gegenden mit schlechter Mobilfunkabdeckung oder schlechten Datenleitungen ist dies ein erheblicher Nachteil.

Durch den Verzicht auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vereinfacht sich zudem die Nutzung von ownChat. Keine umständliche Synchronisierung und kein aufwendiger Schlüsseltausch zwischen Endgeräten ist nötig. Insbesondere dann, wenn Sie das Messaging auf unterschiedlichen Plattformen gleichzeitig nutzen möchten. Nutzer von ownChat hingegen können sich mit ihren Anmeldedaten an beliebigen Endgeräten und ohne Mengenbeschränkung anmelden.

Weiterhin gibt es noch Probleme beim Verlust des eigenen Schlüssels für die Ende-Zu-Ende-Verschlüsselung. Wenn das Endgerät verloren geht, gestohlen wird oder auch nur defekt ist, besteht ohne dem darauf gespeicherten Schlüssel kein Zugriff mehr auf die damit verschlüsselten Nachrichten. Selbst wenn diese Nachrichten zentral gespeichert wären. Ein Backup des Schlüssels vom Endgerät ist zudem immer mit erhöhtem Aufwand verbunden und wird aus diesem Grund überwiegend unterlassen. Das zeigt die Erfahrung im Umgang mit entsprechenden Apps und Lösungen immer wieder.

Unter anderem aus diesen Überlegungen haben wir uns gegen eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei ownChat entschieden. ownChat bietet datenschutzkonformes Messaging für die Unternehmenskommunikation, verbunden mit hoher Datensicherheit. Durch die Anwendung von aktuellen Sicherheitstechnologien und einer Absicherung unserer Server ist ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet. Da ownChat zudem dem deutschen Datenschutz unterliegt, ist sichergestellt, dass niemand ohne Ihre Einwilligung auf Ihre Daten zugreifen darf. Auch wir nicht. Das beweisen wir mit unserem BeWoPlaner seit vielen Jahren.
Wie kann ich ownChat nutzen ?
Es gibt unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten von ownChat. Entweder über ein Windows-Desktop-Programm („ownChat Desktop“), einen HTML-basierten Zugang in jedem gängigen Browser („ownChat Mobile“) oder als App unter Android (iOS in Vorbereitung). Die entsprechenden Downloads finden Sie im Download-Bereich.
Wie steht es um den Datenschutz ?
Datenschutz ist der wesentliche Treiber hinter ownChat. Alles ist in einem verpflichtenden Vertrag über Auftragsverarbeitung geregelt. So sind Sie als Nutzer auf der sicheren Seite. Zudem entwickeln wir auf der Basis Privacy by Design.
Benötigt ownChat Zugriff auf mein Adressbuch oder gar meinen Standort?
Nein. ownChat greift weder auf Ihr Adressbuch noch auf Ihren Standort zu.
Kann man zwischen dem Basic- und Pro-Tarif wechseln?
Ein Upgrade von Basic auf Pro ist jederzeit möglich. Ein Downgrade von Pro auf Basic ist nur möglich, wenn der beanspruchte Speicherplatz das Basic-Volumen nicht überschreitet. Sie haben selber die Möglichkeit, Speicherplatz freizugeben. Dies geschieht über eine Funktion, die alle Nachrichten löscht, die älter sind als ein bestimmtes Datum.
Wie wird der Speicherplatz eines Vertrages berechnet?
Textnachrichten werden nicht auf den Speicherplatzverbrauch angerechnet. Lediglich Dokumente wie zum Beispiel Bilder, PDFs, Office-Dokumente usw. werden berechnet. Der Speicherplatz wird dabei sebstverständlich je Dokument nur einmalig berechnet, auch wenn das Dokument an mehrere Empfänger gesendet wurde.

Der Speicherplatz wird immer vertragsbezogen berechnet. So stehen zum Beispiel zehn Nutzern im Basic-Tarif 50 GB Speicherplatz zur Verfügung. Davon könnte ein einzelner Nutzer beispielsweise 30 GB für gesendete Dokumente verbrauchen und die restlichen neun Nutzer sich die verbleibenden 20 GB teilen.

Bilder (JPG, PNG) werden auf eine Full-HD Auflösung (1080 mal y, je nach Seitenverhältnis) reduziert und sind damit in der Regel kleiner als 1 MB. Gängige Dokumente überschreiten im Unternehmenseinsatz in der Regel zudem selten 2 MB.

Im Beispielfall 10 Nutzer = 50 GB Speicherplatz können somit ca. 50.000 Dokumente gespeichert werden. Es ist also reichlich Platz. Sollte der Platz doch einmal knapp werden, haben Sie selbstverständlich die Möglicheit, Platz freizugeben, indem Sie alte Nachrichten bzw. Dokumente löschen. Oder Sie können weiteren Speicherplatz zufügen, indem Sie die Anzahl von zusätzlichen (ungenutzten) Nutzerlizenzen und damit den Speicherplatz erhöhen.
Wie werden Benutzer und Gruppen verwaltet?
ownChat verfolgt das Prinzip der administrativen Nutzerverwaltung. Nutzer und Gruppen werden von einem Administrator verwaltet, vergleichbar mit dem Vorgehen bei einem E-Mail-Server oder einem Active-Directory. Die Verwaltung findet entweder in ownChat Manage statt oder die Daten werden mittels ownChat Sync von Drittsystemen wie z.B  LDAP, AD, ERP oder anderen übernommen.
Welche Vorteile hat die administrative Nutzer- und Gruppenverwaltung?
Die Vorteile für das Unternehmen und die Nutzer liegen bei genauerem Hinsehen klar auf der Hand.

Es entsteht kein Wildwuchs von Gruppen. Es können sich keine unberechtigten Benutzer einschleichen. Die Vergabe von Zugängen kann in einem sauberen Prozess abgebildet werden, wie es z.B. bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern der Fall ist, wenn Schlüssel ausgegeben oder Zugänge zu sonstigen IT-Systemen vergeben werden.

Dies ist insbesondere seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) relevant, da Nutzer dann noch umfangreiche Rechte in Bezug auf Auskunft und Löschung von persönlichen Daten – auch in der Unternehmenskommunikation – haben. Wer sich schon einmal mit dem Thema des Zugriffs auf E-Mails von Mitarbeitern beschäftigt hat, kennt die Probleme. Einer vertraglichen Vereinbarung zwischen Mitarbeiter/Kunde und dem jeweiligen Unternehmen ist hier dringend anzuraten.

Der Einsatz von ownChat bietet die einfachste Möglichkeit, zwischen privater und geschäftlicher Kommunikation strikt zu unterscheiden und diese zu trennen, um solchen Problemen aus dem Weg zu gehen. Durch zeitlich begrenzte Nutzerzugänge ist zudem sichergestellt, dass Nutzer nach dem Ausscheiden aus einem Vertragsverhältnis automatisch keinen Zugriff mehr haben.
Gibt es Beschränkungen bzgl. der Nutzerzahl, der Anzahl von Gruppenmitgliedern oder der Parallelnutzung von Endgeräten?
Nein.
Was ist ein Chat-Code ?
Der Chat-Code von ownChat ist eine 10-stellige Buchstaben-  und Zahlenkombination.

Da ownChat auch Anmeldedaten wie Benutzernamen und Passwort aus Drittsystemen übernehmen kann ("ownChat Sync"), haben wir keinen Einfluss auf die Qualität dieser Daten. Um die unter Umständen schlechte Qualität dieser Daten pauschal zu verbessern, haben wir den Chat-Code eingeführt. Da eine Anmeldung bei ownChat immer aus einer Kombination aus Anmeldenamen, Passwort und Chat-Code besteht, erhöht der Chat-Code die Sicherheit vor Missbrauch deutlich. Der Chat-Code ist dabei vergleichbar mit einem sogenannten Salt bei der Passwort-Verschlüsselung. Er erhöht die Sicherheit der Anmeldedaten um den Faktor 10 hoch 62.

Weiterhin wird der Chat-Code für die Remote-Delete-Funktion benutzt. Wird er deaktiviert und durch einen neuen Chat-Code ersetzt, können Sie sich mit dem gleichen Benutzernamen und Passwort sofort wieder bei ownChat anmelden. Alle alten Anmeldungen (z.B. auf einem verlorenen oder gestohlenen Endgerät) sind sofort ungültig und auf den Endgeräten gespeicherte Daten werden bei einem Zugriffsversuch umgehend gelöscht.

Eine erneute Anmeldung mit dem deaktivierten Chat-Code ist nicht mehr möglich, selbst wenn jemand Ihre Anmeldedaten kompromittiert hätte.

ownChat Manage

Was ist ownChat Manage ?
ownChat Manage ist die Benutzer- und Gruppenverwaltung von ownChat, wenn Sie ownChat Stand-alone nutzen.

Wenn Sie ownChat mittels ownChat Sync an Ihre IT-Systeme anbinden um von dort Benutzer- und Gruppen zu synchronisieren, wird ownChat Manage in der Regel nicht benötigt.
Ist die Nutzung von ownChat Manage kostenpflichtig ?
Nein.

ownChat Sync

Was ist ownChat Sync?
Bei ownChat werden Benutzerdaten getrennt vom eigentlichen Chat-Server verwaltet und von dort zum Chat-Server synchronisiert. Dies hat einige Vorteile.

Durch diese Systemlogik ist es unerheblich, woher die Benutzer- und Gruppendaten für den Chat-Server kommen. Hier kommt ownChat Sync ins Spiel. ownChat Sync ist ein Modul, das im Hintergrund für die Synchronisierung von Benutzeranmeldungen und Gruppen zwischen der Benutzer- und Gruppenverwaltung und den ownChat-Servern sorgt.

Wenn Sie beispielsweise ownChat Stand-alone nutzen, pflegen Sie Ihre Benutzer und Gruppen mit ownChat Manage. ownChat Sync sort dafür, dass diese Daten von dort zu den ownChat-Servern gelangen.

ownChat Sync ermöglicht es aber auch, dass die Benutzer- und Gruppendaten von ganz anderen Systeme kommen können. So haben wir zum Beispiel ownChat an unseren BeWoPlaner angebunden. Benutzer des BeWoPlaner können mit ihren Anmeldedaten auch ownChat nutzen. Auch die Gruppen in ownChat sind bereits durch Teams im BeWoPlaner vorgegeben. Zu guter Letzt sind auch die Klienten und deren Beziehung zu ihren Betreuern mit Hilfe von ownChat Sync automatisch in ownChat vorhanden. Das alles erledigt ownChat Sync im Hintergrund, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.

ownChat Sync kann Benutzer- und Gruppendaten auf diese Weise aus nahezu beliebigen Systemen übernehmen. Ein paar Rahmenbedingungen sind zu beachten, aber dazu haben wir uns schon viele gute Gedanken gemacht. Wenn Sie gerne Benutzer- und Gruppeninformationen auch aus Ihren IT-Systemen übernehmen möchten um ownChat zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an. Wir finden sicher auch für Sie eine Lösung.
Ist die Nutzung von ownChat Sync kostenpflichtig?
Die eigentliche Nutzung ist nicht kostenpflichtig, das diese ja ein integraler Bestandteil von ownChat ist. Die Nutzung ist z.B. kostenlos, wenn Sie ownChat als Stand-alone-Version nutzen.

Kostenpflichtig ist lediglich eine ggf. einmalige individuelle Anpassung an Ihre IT-Systeme, wenn Sie Benutzer- und Gruppeninformationen aus Ihren Systemen übernehmen möchten. Sofern wir schon Referenzimplementierungen haben, sind diese Kosten allerdings überschaubar.

Bei Standards wie z.B. AD, LDAP übernehmen wir diese Kosten gerne, da diese Implementierungen auch für andere Kunden von Nutzen sind.

Sprechen Sie uns gerne an.

ownChat API

Welche Art von API steht zu Verfügung ?
ownChat basiert auf einer gängigen REST-API. Alle Zugriffe, die unsere Apps nutzen, stehen auch für interne Entwicklungen oder die Einbindung in Ihre Unternehmensprozesse zur Verfügung. Die API-Dokumentation erhalten Sie bei Bedarf auf Anfrage. Es gibt nahezu unendliche Möglichkeiten, mit dem API zu arbeiten. Sprechen Sie uns gerne an.
Ist die Nutzung von ownChat API kostenpflichtig ?
Die API-Nutzung ist im Pro-Tarif kostenfrei möglich.

Für Kunden des BeWoPlaner ist ownChat API im Rahmen der Nutzung des BeWoPlaner ebenfalls kostenfrei.

Apps

Kann ich mich an mehreren Endgeräten gleichzeitig anmelden ?
Ja, das können Sie. Es gibt zudem keine mengenmäßige Begrenzung bei der parallelen Nutzung von Endgeräten.

Mit einer kleinen Verzögerung werden auch alle von Ihnen gesendeten Nachrichten auf den gerade nicht genutzen Endgeräten sichtbar. Eingehende Nachrichten werden nahezu zeitgleich an alle Endgeräte ausgeliefert.
Wo erhalte ich die Software für ownChat ?
Die Apps für mobile Endgeräte finden sie im jeweiligen App-Store (Android: PlayStore, iOS in Vorbereitung).

Die Desktop-Software können Sie über unsere Download-Seite https://download.ownchat.de installieren.

Die Browser-Version von ownChat finden Sie unter https://web.ownchat.de.

Die Benutzerverwaltung finden Sie unter https://manage.ownchat.de (nur bei Stand-Alone Nutzung).
Wie funktioniert das Remote-Delete ?
Ein Remote-Delete, also das Löschen von ownChat-Daten aus der Ferne auf den Endgeräten, wird über den Chat-Code gesteuert. Geht ein Endgerät verloren oder wird gestohlen, kann der individuelle Chat-Code des betreffenden Benutzers als ungültig markiert werden. Das kann der Administrator mit einem Mausklick erledigen. Dadurch werden auch alle aktiven Anmeldungen an allen Endgeräten ungültig.

Sobald nun jemand auf ownChat zugreifen will, wird ownChat beendet und alle Daten werden vom Endgerät gelöscht, sofern dieses lokale Daten speichert. Dies ist nur bei Android und iOS der Fall. ownChat Web und ownChat Desktop speichern keine lokalen Daten.

Wird ein Chat-Code deaktiviert, ist eine erneute Anmeldung mit diesem Chat-Code nicht mehr möglich. Der Benutzer benötigt nun einen neuen Chat-Code. Mit diesem neuen Chat-Code kann er sich sofort wieder mit neuen oder anderen Endgeräten anmelden und alle Nachrichten stehen sofort wieder zur Verfügung. Im Gegensatz zu Messaging-Lösungen, die alle Nachrichten nur auf Endgeräten speichern, geht bei ownChat nichts verloren.

Einer Einschränkung unterliegt allerdings jede Remote-Delete-Funktion. Das Endgerät muss Internetzugriff haben, da der Befehl zur Löschung sonst nicht beim Endgerät ankommt. Aus diesem Grund ist es wichtig, sein Endgerät unabhängig von einer Remote-Delete-Funktion auch mit einem gängigen Zugriffsschutz zu versehen. Die kann z.B. eine PIN, ein Fingerabdruck oder ein Passwort sein.

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