Fünf Tipps zum Thema Homeoffice

Nicht nur in Zeiten von Corona

Arbeiten im Homeoffice ist aufgrund der Corona-Krise über Nacht für viele Menschen zur Normalität geworden. Natürlich haben die meisten von uns auch schon früher immer mal wieder von zu Hause gearbeitet. Dazu reichte ein Provisorium: der Esstisch oder eine ruhige Ecke, mal so oder mal so.
Jetzt, wo das Arbeiten von zu Hause die Regel geworden ist, müssen wir uns bewusst darauf einstellen. Um uns selbst zu schützen. Um sicherzustellen, dass wir auch unter diesen erschwerten Bedingungen gut zurechtkommen. Und um uns gegenseitig in dieser schwierigen Zeit zu helfen.

Nachfolgend haben wir viele Gedanken zum Thema Homeoffice in Zeiten von COVID-19 auf fünf Denkanstöße reduziert. Ihr gemeinsames Ziel: Die Arbeit aus dem Homeoffice heraus erleichtern, Motivation unterstützen und Produktivität fördern.

1. Vom Provisorium zum alternativen Arbeitsplatz

Jeder, der überwiegend von zu Hause arbeitet weiß: Damit es gut funktioniert, müssen die Arbeitsbedingungen stimmen. Wer also gerade den eigenen Arbeitsplatz vom Büro in die heimischen vier Wände verlegen musste, sollte zu Hause die bestmöglichen Bedingungen dafür schaffen. Sofort. Denn das macht sich sofort bezahlt.

Die erste Frage gilt dem „Wo“? Die Antwort ist leicht, wenn man ein Arbeitszimmer hat. Wenn nicht, dann gilt es, Privat- und Arbeitsleben möglichst klar zu trennen. Nicht nur für Familien. Auch wenn man alleine lebt, soll man abschalten können.
Besonders wichtig sind klare Absprachen für Eltern, zumal wenn Kitas und Schulen geschlossen und der Bewegungsradius von Kindern stark eingeschränkt ist. Das Familienleben kann nicht ausgeschaltet werden, während ein Elternteil zu Hause arbeiten muss – oder sogar beide.
Kinder können sich eher auf die Erfordernisse des Homeoffice einstellen, wenn klar ist, wann und wo Mutter oder Vater nicht gestört werden sollen. Manchmal bleibt nur das elterliche Schlafzimmer – aber nur, wenn es gar nicht anders geht. Damit man die Arbeit nicht mit in den Schlaf nimmt.
Stichwort Ergonometrie: Tisch, Stuhl, Bildschirm und Beleuchtung sollen auf längere Tätigkeiten ausgerichtet sein. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dieses zu unterstützen. Lieber ein kleines Arbeits-Cockpit, als Tag für Tag einen anderweitig genutzten Platz freiräumen zu müssen.

2. Die Firma bestimmt die Infrastruktur

Auch wenn es praktische inoffizielle Kommunikationswege unter Kollegen geben sollte: Für die berufliche Kommunikation dürfen ausschließlich die vom Arbeitgeber festgelegten Programme, Tools und Verbindungen genutzt werden. Das hilft nicht nur, ein Kommunikations-Chaos zu vermeiden, sondern ist auch aus Gründen des Daten- und Know-how-Schutzes zwingend erforderlich.

Als Entwickler eines Messengers, der exakt hier seine besonderen Stärken hat, ist uns das natürlich besonders wichtig. Aber IT-Verantwortliche in großen wie kleinen Firmen werden dem ganz bestimmt zustimmen.

Es ist gut möglich, dass angesichts außergewöhnlicher Umstände zusätzliche Tools sinnvoll oder sogar erforderlich sind. Hierfür sollte es in jeder Firma klar definierte Anlaufstellen geben. Die gilt es zu nutzen.

3. Den Tag strukturieren, Ziele festlegen

Im Büro ergibt sich vieles von selbst. Man ist da oder nicht da. Man kommt an und legt los. Es gibt formelle und informelle Pausen. Termine strukturieren den Tag.

Im Homeoffice ist vieles verschwommen. Es fehlt der sanfte Druck durch die Gruppe. Es fehlt aber auch der Blickkontakt, der kurze Zuruf, das zufällige Gespräch in der Kaffeeküche. Es fehlen vertraute Workflows. Es fehlt vor allem die Gemeinsamkeit, die stärkt, motiviert und unterstützt.
Die Arbeit im Homeoffice erfordert daher ein erhöhtes Maß an Disziplin und Selbstmotivation. Hier helfen verbindliche Strukturen und selbstgesetzte Ziele. Klare Verabredungen mit KollegInnen und innerhalb der Familie geben jedem die Möglichkeit, sich auf den anderen einzustellen. Dazu zählen nicht nur Aufgaben und Verantwortlichkeiten, sondern auch Pausen und Bewegung.

Auch die Kleidung beeinflusst unterschwellig die eigene Einstellung und Befindlichkeit. Wer sich berufsgemäß anzieht, hat es auch im vertrauten Zuhause leichter, sich professionell zu verhalten.

Konkrete Ziele – für den Tag, für die Woche – helfen, die eigene Zeit und Energie sinnvoll einzusetzen. Sehr bewährt ist die Angewohnheit, Unangenehmes zuerst zu erledigen. Viele schwören auf die Eisenhower-Matrix, mit der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert werden. Und oft kann eine ganz einfache Pinnwand helfen, mehr Klarheit in den Alltag im Homeoffice zu bringen.
Und da gibt es letztlich die kleinen Teufel Prokrastination und Ablenkung, die es zu bezwingen gilt. Hier ist rücksichtslose Ehrlichkeit gegenüber sich selbst ein probates Rezept. Denn wir wissen ganz genau, wann wir uns in Wirklichkeit vor der Arbeit drücken, wenn wir „nur mal kurz“ sehen, was es auf unseren Lieblingskanälen Neues gibt. Auch deshalb sind Pausen so wichtig.

4. Besser kommunizieren als ohnehin schon

Es gibt sicherlich Spezialisten, die weitestgehend eigenständig ihre Arbeiten erledigen, ob im Büro oder im Homeoffice. Aber die meisten von uns arbeiten in Netzwerken und damit Abhängigkeiten. Der im Homeoffice verminderte direkte Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen sollte durch intensivere Kommunikation aufgefangen werden.

Das fängt bei der Transparenz im Hinblick auf An- und Abwesenheit an und schließt Hinweise zur Verfügbarkeit – telefoniere, bitte nicht stören, bin kurz etwas essen – mit ein. Das bezieht sich auf Fragen und Hindernisse, mit denen auch im Homeoffice niemand allein gelassen werden soll. Hier ist Umsicht bei der Auswahl des Kommunikationsmediums hilfreich: Kann ich eine Frage am besten in einem Chat, mit einer gezielten E-Mail oder womöglich in einem Telefonat klären?

Intensivierte Kommunikation schließt natürlich das Teilen von Erfolgen und Fortschritten mit ein – insbesondere in schwierigen Zeiten.
In jeder Form der schriftlichen Kommunikation fallen Tonfall, Mimik und Körpersprache weg. Das erschwert die Sache. Ein Mehr an Kommunikation sollte deshalb verbunden sein mit Klarheit und Konzentration auf das Wesentliche. Ironie, Sarkasmus oder sibyllinische Andeutungen fordern Missverständnisse geradezu heraus. Ausufernde Betrachtungen, womöglich sogar zu mehreren Themen, werden die Aufmerksamkeit des Empfängers mit hoher Wahrscheinlichkeit überfordern. Ist absolut klar, was die Botschaft bezweckt und was erwartet wird?
Kontinuierliche, klare Kommunikation kann wesentlich zu Zusammenhalt und Verständnis in Zeiten der Isolation beitragen.

5. Teamwork – besonders wichtig in Zeiten der Isolation

Neben der täglichen Arbeit an geschäftsrelevanten Aufgaben hat der berufliche Alltag immer auch eine übergeordnete Dimension: Führung. Strategien und Beweggründe verständlich zu vermitteln, Teams auf gemeinsame Ziele einzuschwören, Motivation, Zusammengehörigkeit und Sicherheit zu fördern: Führung ist in der Krise bei gleichzeitiger Dezentralisierung der Arbeitsplätze eine besondere Herausforderung.
Sehr hilfreich ist hier die Einstellung, dass Führung sich nicht allein auf „die da oben“ bezieht. Krisensituationen bieten jedem Mitglied einer Organisation die Möglichkeit, mit gutem Beispiel voranzugehen, Prioritäten zu verdeutlichen und sich verstärkt nicht nur für die eigenen Belange, sondern für das größere Ganze einzusetzen.

Und ganz nebenbei sind Krisen hervorragende Auslöser, um längst überkommene Gewohnheiten kurzerhand abzuschaffen und neue Wege zu gehen.
Im Hinblick auf die Arbeit im Homeoffice bedeutet das, dass für die übergreifende Betrachtung, den strategischen Austausch bewusst Zeit reserviert werden sollte. Das kann eine tägliche „Kleine Lage“ sein, zu der ein Team jeden Morgen für 15 Minuten in einer Telefon- oder Videokonferenz zusammenkommt. Das kann ein fester wöchentlicher Termin sein, um Bilanz zu ziehen, Ziele zu justieren und Workflows anzupassen. Und das kann in schwierigen Zeiten auch ein fester Termin sein, um sich nicht über die Arbeit, sondern über das auszutauschen, was sonst noch wichtig ist. Der Bedarf dafür ist in schwierigen Zeiten, in der Abgeschiedenheit des Homeoffice, besonders hoch.

Gemeinsam ist diesen und ähnlichen Maßnahmen, dass sie von oben initiiert werden können – aber nicht müssen. Auch aus dem Homeoffice heraus, im Kontakt mit Mitgliedern kleiner und größerer Einheiten, ist Führung auf allen Hierarchieebenen möglich – und sicherlich auch erwünscht.

Saubere Hände ja. Saubere Tastatur auch?

Das sei hier nur der Vollständigkeit halber erwähnt. Weil wir alle längst verinnerlicht haben, dass Hygiene und „social distancing“ entscheidend sind, um Ansteckungswege zu unterbrechen.

Die Hände waschen, in ein Taschentuch husten oder nießen, nicht ins Gesicht fassen, Abstand halten – alles klar. Für das Büro, ob in der Firma oder zu Hause, gehören da in Zeiten einer Pandemie noch die Stichworte Tastatur, Maus und Smartphone dazu. Überhaupt: Eine saubere, aufgeräumte Arbeitsumgebung. In der man sich wohlfühlt.

Den Vorteil des Homeoffice in dieser Hinsicht sollten wir bewusst wahrnehmen und nutzen. In einer Firma sind den eigenen Gestaltungsmöglichkeiten Grenzen gesetzt. Zu Hause sicherlich auch – aber anders. Vieles ist möglich, ohne große Diskussion, ohne großen Aufwand. Das kann man nutzen.
Es gibt im Moment keinen Konsens, wie lange viele von uns aufgrund der Corona-Krise von zu Hause aus arbeiten werden. Gewiss eine ganze Weile. Machen wir also das Beste draus.