Private Apps, berufliche Tools

Datenschutz wird zunehmend zum Problem

Berufsalltag ohne Messaging- oder Collaboration-Tools? Kaum noch vorstellbar. Auch ohne die Restriktionen einer Pandemie sind WhatsApp, Zoom und Co. zu allgegenwärtigen Helfern geworden. Im Homeoffice sind sie regelrecht unverzichtbar, um Informationen auszutauschen und Aufgaben zu lösen.

Und damit hat sich ein ohnehin bedenklicher Zustand weiter verschlechtert. Denn gut 70 % aller Mitarbeiter haben ihre privaten Apps und Accounts nach eigenen Angaben auch zur Weitergabe geschäftlicher Informationen genutzt – einschließlich personenbezogener, vertraulicher oder sensibler Daten.

Die US-amerikanischen IT-Firma Veritas Technologies hat im Zeitraum vom 23. November bis 8. Dezember 2020 insgesamt 12.500 Mitarbeiter in zehn Industrienationen zu ihrem Nutzungsverhalten von Instant Messengern und Collaboration-Tools befragen lassen. Das Fazit ist – gelinde ausgedrückt – bedenklich.

Kritisch in mehrfacher Hinsicht

Im Informationsaustausch über unerlaubte Dienste finden sich demnach Kundendaten genauso wie Personalthemen, interne Geschäftszahlen genauso wie Betriebsgeheimnisse oder Passwörter.
Dabei ist die Weitergabe vertraulicher Informationen nur eine Seite des Problems. So zeigt die Studie auch auf, dass die Sorgfalt im Hinblick auf eine Dokumentationspflicht für Geschäftskorrespondenz nur gering ausgeprägt ist.

Das Problem ist nicht neu. 30 % aller Befragten weltweit sind für die unsachgemäße Nutzung von Messenger-Diensten oder Collaboration-Tools von ihren Vorgesetzten bereits getadelt worden. Allerdings ohne durchschlagenden Erfolg. Grob drei Viertel der Befragten gaben gleichzeitig an, dass sie ihre privaten Tools auch weiterhin für dienstliche Zwecke nutzen würden.

Bedenkliche Ergebnisse für Deutschland

Neben Mitarbeitern in Australien, Brasilien, China, Frankreich, Singapur, Südkorea, den Vereinigten Arabischen Emiraten, Großbritannien und den USA wurden auch 2.000 Beschäftigte in Deutschland befragt. Die Ergebnisse der Studie sprechen auch hier eine deutliche Sprache:

  • 75 % der Befragten gaben an, dass sie geschäftskritische bzw. sensible Daten über Messaging-Tools versandt haben.
  • 35 % wurden dafür schon von ihren Vorgesetzten verwarnt; 85 % der Verwarnten würden dies aber weiter tun.
  • Knapp die Hälfte der Befragten geht davon aus, dass die Verläufe nicht gespeichert werden.
  • 53 % geben an, selbst Kopien zu speichern, während 60 % die Verläufe zu ihrem eigenen Schutz löschen.

Durchschnittlich verbringen die befragten Mitarbeiter in Deutschland 31 % ihrer Arbeitszeit mit diesen Tools, ein Plus von 17 % seit Beginn der Pandemie. Gleichfalls bei 17 % liegt der Anteil derer, die mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Messaging- und Kollaboration-Tools investieren.

Diese Grenzen dürfen nicht verschwimmen

Die Veritas-Studie weist empirisch nach, was IT-Fachleute seit Langem fürchten: Dass die Verbreitung von Instant Messengern im Privatbereich erhebliche Probleme in der Berufswelt nach sich zieht. Eine bedenkliche Entwicklung, durch die Pandemie zusätzlich verstärkt.

So wie im Homeoffice die Grenze zwischen Privat- und Berufsleben verschwimmt, verschwimmt im Alltag der Beschäftigten auch die Grenze zwischen persönlichen und dienstlichen IT-Tools. Darin liegt ein erhebliches juristisches Risiko.

Unerlässlich ist, dass es in Firmen klare Vorgaben dafür gibt, welche Tools zur Kommunikation mit internen und externen Partnern zu nutzen sind. Unerlässlich auch, dass verbindliche Regeln für den Informationsaustausch definiert und jedem Mitarbeiter verpflichtend mitgeteilt werden.

Klare Vorgaben und saubere Tools

Im Idealfall sind die Kommunikations-Tools in Firmen präzise sowohl auf die Anforderungen der Arbeitswelt als auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgerichtet.
Genau das ist das Besondere an unserem Messenger ownChat. Weil er nicht nur in vollem Umfang die in Deutschland relevanten Anforderungen an den Datenschutz berücksichtigt. Er ist auch klar auf die Belange der Arbeitswelt ausgerichtet, in der die Integrität von Daten einen besonders hohen Stellenwert hat.

Gleichzeitig ist ownChat komfortabel in der Handhabung und frei von unnötiger Komplexität. Weil mehr auch im Hinblick auf Funktion und Design nicht unbedingt besser ist.
Und letztlich kommt unser Messenger ohne Werbung aus. Weil seine Nutzer bereit sind, für saubere Leistung einen fairen Preis zu zahlen.