Manchmal deutet der Klang eines Wortes bereits auf seine Bedeutung hin. Fachleute sprechen von Onomatopoesie, wenn Blätter ‚rascheln‘, ein Karren ‚rumpelt‘ oder jemand ‚kichert‘. ‚Schnattern’ und das neudeutsche Pendant ‚chatten’ sind auch solche Worte. Unwillkürlich ist klar, dass es sich um eine betont informelle Form der Kommunikation handelt. Und deshalb haben Messenger-Dienste wie WhatsApp und Co. im beruflichen Alltag nichts zu suchen. Oder doch?
Die wertvollste Form der zwischenmenschlichen Kommunikation ist natürlich das persönliche Gespräch, sei es unter vier Augen oder im kleinen Kreis. Weil wir grob drei Viertel unserer Botschaft nicht mit Worten vermitteln. Sondern über Stimmlage, Mimik, Körperhaltung, Gestik. Doch die großen und kleinen Fragen des Berufsalltags in Gesprächen klären oder gar in Meetings austauschen zu wollen, wäre völlig illusorisch. Neben all dem Informationsaustausch muss ja noch ein wenig Zeit für die eigentliche Arbeit bleiben.
Telefonate sind gut – aber stören auch gerne mal
Das Telefon hilft, räumliche Distanz zu überbrücken. Das ist selbst in einer kleinen Organisation ziemlich nützlich. Klar, dass dabei in Sachen Mimik und Gestik viel verloren geht. Noch wichtiger aber: Wie das Gespräch oder Meeting ist das Telefonat für den Empfänger eine Unterbrechung. Darüber hinaus zwingt es den Gesprächspartner in der Regel, sich blitzschnell auf ein Thema einzustellen und ‚live’ zu reagieren. Kein Wunder, dass das Telefon seit Erfindung der Online-Kommunikation stetig an Bedeutung verloren hat.
Womit wir beim Thema E-Mail wären. Einerseits ist es natürlich ungeheuer nützlich, mehr oder minder ausführliche Informationen (womöglich mit vielen noch ausführlicheren Anhängen) mit einem oder mehreren Empfängern blitzschnell zu teilen. Um alle auf den gleichen Stand zu bringen. Um Fragen zu klären. Um Entscheidungen herbeizuführen.
E-Mail: Ein Segen mit Schattenseiten
Aber wer sich gezwungen sieht, zwischen 80 und 150 E-Mails pro Werktag abzuarbeiten, hat die Schattenseite dieses Kommunikationsmediums schnell erkannt. Viel zu groß ist die Versuchung, Empfänger ‚vorsichtshalber’ mit einzukopieren. Viel zu oft verbirgt sich der entscheidende Punkt zwischen ganz vielen Sätzen. Und nicht nur das Lesen, sondern auch die sinnvolle Beantwortung erfordern Zeit. Wenn deshalb so manche gut gemeinte E-Mail in der Rubrik „Muss ich mir mal in Ruhe anschauen“ landet, ist das nicht wirklich gut.
Und damit sind wir beim entscheidenden Punkt. Viele – auch wichtige – Fragen des beruflichen Alltags lassen sich schnell und einfach klären. Kurze Frage, kurze Antwort, weiter geht’s. Das passiert oft bei einer zufälligen Begegnung auf dem Flur oder in der Kaffeeküche. Und ist ungeheuer wertvoll. Denn „Agilität“ ist das neue Buzzword für eine hinlänglich bekannte Herausforderung: die Fähigkeit einer Organisation, schnell zu reagieren, schnell Entscheidungen zu treffen – und gleichzeitig Transparenz zu gewährleisten.
Es muss nicht gleich eine Collaboration Suite sein
Genau das ist die Stärke der sogenannten Messenger. Mag ja sein, dass draußen in der großen weiten Welt auf diesen Diensten viel Geplapper läuft. Aber der kurze und weitgehend formlose schnelle Dialog bietet Vorteile, die die Kommunikation in einer Organisation entscheidend verbessern können. Dafür, dass das nicht allzu trocken daherkommt, sorgen Emojis. Sie mögen kindlich wirken – erfüllen aber ihren Zweck.
Für große Projekte mit vielen Beteiligten aus unterschiedlichen Bereichen gibt es sogenannte Collaboration Software oder Groupware: ausgefuchste Programme und Suiten, mit denen sich nicht nur Termine koordinieren, sondern Arbeits- und Entscheidungsprozesse strukturieren und steuern lassen. Aber man muss bekanntlich nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen.
Für den vergleichsweise schlichten Messenger ist ‚schnell’ das Zauberwort. Bei beruflichen E-Mails ist es guter Stil, möglichst noch am selben Tag, spätestens innerhalb von 24 Sunden zu antworten. Beim Messenger reden wir von Minuten. Weil die Fragen oder Informationen kurz sind. Weil die Antwort wenig Zeit kostet. Weil es schnell zur Gewohnheit wird, mal eben zwischendurch auf ein Ping zu reagieren. Und mitunter mit einem „Finde ich gut“ oder, noch kürzer, einem Daumen-hoch-Emoji alles gesagt ist.
Messenger: Mehr als nur ganz nett
Gänzlich nützlich wird der Messenger dann, wenn sich interne und externe Teilnehmer oder definierte Gruppen in einem sicheren digitalen Raum austauschen können. Zu einem bestimmten Thema. Ohne dass im Hintergrund auf das Adressbuch oder GPS-Koordinaten zugegriffen wird. Das muss nicht sein. Ohne dass im Vordergrund Werbung läuft oder die Aufforderung, das Premium-Angebot sechs Monate lang kostenlos zu testen. Auch das muss nicht sein. Ohne die Sorge, wer sich sonst noch auf die Daten Zugriff verschaffen kann. Oder was passiert, wenn das Smartphone verloren geht oder gestohlen wird. Dafür gibt es Lösungen. Eine Remote-Delete-Funktion zum Beispiel, die verhindert, dass unerlaubt auf Daten zugegriffen werden kann.
Bei ownChat sind wir überzeugt, dass eine Chat-Plattform im beruflichen Umfeld nicht nur ganz nett, sondern für kurze, schnelle und damit effiziente Kommunikation wie geschaffen ist. Deshalb setzen wir alles daran, dass unsere App und Desktop-Version Maßstäbe setzen im Hinblick auf Funktionalität, Komfort und Sicherheit. Deshalb verschenken wir unsere Software nicht und erwecken nicht den Eindruck, als wäre sie kostenlos. Und deshalb zielen wir nicht auf den Massenmarkt. Weil uns immer noch jeder einzelne Kunde, jede noch so kleine Erfolgsgeschichte wichtig sind.